4月1日、平成に代わる新元号が発表されました。

新元号は「令和（れいわ）」です。

新天皇の即位に伴い、本年5月1日午前0時から「令和元年」となります。

「令和」の出典は中国の漢籍ではなく、初めて日本の「国書」万葉集の「梅花（うめのはな）の歌」の序文（三十二首）からとった2文字で

「人々が美しく心を寄せ合う中で文化が生まれ育つ」の想いが込められているそうです。

安倍首相は記者会見で、万葉集を典拠とした理由に、

「我が国は、歴史の大きな転換点を迎えていますが、いかに時代が移ろうとも、日本には決して色あせることのない価値があると思います」と説明しました。

すでに『万葉集』や関連書を発売する出版社が増刷を決めたり、さまざまな便乗商品が発売されたりするなど、早くも「令和ブーム」が各地で巻き起こっているようですが・・・

改元による労務担当者への影響はある？

新元号への変更にあたり、現在、書類作成等の事務関係の作業において、労務担当者が使用している各種資料、の中で元号を使っているものを一度確認してみてください。

契約書、給与明細、社会保険、労働保険、その他各種提出書類等・・・、

年月日を記載する書類は実に多く存在します。

さて、それらの書類の内、元号を使用しているのはいったいどれぐらいあったでしょうか。

実際に調べてみると、同じ事業内でも「元号表記」と「西暦表記」はかなり混在していたはずです。

行政機関（役所）は「平成」「昭和」等、元号表記が一般的

現在、日本の元号法には「元号は、政令で定める」「元号は、皇位の継承があつた場合に限り改める」とあるのみで、強制規定はありません。

しかし税務や社会保険など、役所に対する書類の手続きでは、「管理や把握のためにも西暦に統一したほうがいいのでは？」という意見も多い中、「平成○○年度」や「昭和○○年」など「元号」を用いることが一般的です。

※特に個人情報を扱う分野では生年月日の把握が和暦で行われることがほとんどです。

労働局に問い合わせてみた

5月の改元にあたり、労働局に「労働保険関係各種様式」の「日付」について「西暦表記に直してもいいですか？」と問合せを入れてみました。

現行の法令様式においては、

元号表記を西暦表記に置き換えるのは不可という回答がありました。

余談ですが、労働局のサイトでは各種関係様式がExcelで使用でき、PC入力にて自社で作成出来るようになっていますが、「月別の欄」の編集は不可です。

（※サンプル画像は「確定保険料算定基礎賃金集計表」です。「月別」の欄が入力不可でしたので西暦表記は出来ませんでした）

他の様式についても現時点では労働局・年金事務所やハローワークから明確な回答は得られませんでしたが、改元のタイミングの5月1日以降も新元号（令和）対応していないかもしれません。
※現時点ではおそらく西暦表記も不可だと思われます。

実際に新入社員が入社して書類を作る段階になってからハローワークなどに問合せをしても、回線がパンクしてつながらなかったり、窓口に行っても混雑していたりする恐れがありますので、日付欄がどうなっているか、その他の変更はないか等、記載については早目の確認をおすすめいたします。

兵庫労働局　問い合わせ先
(総務部、雇用環境・均等部、労働基準部、職業安定部の開庁時間は平日8時30分～17時15分)

兵庫県下ハローワーク　問い合わせ先
（開庁時間は各ハローワークにより異なります）

労働基準監督署　問い合わせ先
（開庁時間は平日8時30分～17時15分）

新元号対応に関する「帳簿保存」「書類作成等」の社内ルール作成

労働基準法で定められた法定帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）には3年間の保存義務があります。

労働安全衛生法で定められた健康診断の結果は5年間の保存義務があります。

また、履歴書や雇用契約書などもルールに基づき保存がなされているはずです。

こういった書類は、会社によってデータで保存している場合や、紙ベースでファイル保存している場合等混在しているケースが多いと思います。

いずれにせよ、新元号に対応したルールを定める必要があるかもしれません。

特にデータ保存の場合、新元号で管理している人、西暦で管理している人が混在していると、検索しても欲しいデータがなかなか見つからなかったり、正しい並びの順番にならなかったり・・・と業務にも不便が生じます。

また、法的なリスクになるわけではありませんが、雇用契約書などを作成する場合、和暦と西暦が混じってしまうと、一貫性がなく管理上、非効率です。

「統一性を持たせるめに、今後は西暦表記で管理しよう！」と一部の担当者がルールを決めたとしても、労働局などへ提出する際は前述の「法令様式」の書式のルールにより、指定があれば元号表記での記載となりますので、提出の際には西暦表記を元号表記に置き換えないといけない場合も発生します。

このような不便・不都合が生じないよう、新元号に対応した書類保存や書類作成の社内ルールを、新元号が運用開始になる前までに是非社内で話し合ってみてください。