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助成金申請前の就業規則の留意点

就業規則とは、従業員が会社で働く上で守らなければならない規律や、労働時間、賃金などの労働条件を具体的に定めた規則です。

従業員を常時10人以上雇用している事業所の場合は、就業規則の作成と届出が原則として義務付けられています。

 

【注意POINT】

●「常時10人以上雇用」とは、パートタイマーやアルバイト・契約社員等の従業員も全て含まれます

●「事業所」とは、工場や営業所など、それぞれの就業場所単位のことです。
 雇用形態を問わず常時10人以上の従業員が働いている場合は、事業所ごとに就業規則を作成しなければなりません。
※ただし、必ずしも本社と支社等の内容を別にしなければならないというわけではなく、実態に則していれば同じ内容のものでもかまいません。
(届出はそれぞれの事業所を管轄する労働基準監督署になります)

 

記載漏れなどはありませんか?
就業規則の改定・
見直しは専門家にご相談ください

助成金の活用を考えておられる場合は、今一度、就業規則を見直してみてください。 

※「従業員を常時10人以上雇用」している事業所の場合は、就業規則の作成と届出が原則として義務付けられている」と前述しましたが、申請の際には、人数に関係なく、就業規則の提出が求められます。

(自社の実態が伴っていることを前提に)助成金を申請する際は、リーフレットの内容を理解しながら、就業規則に必要な項目・内容を書き加えていただく必要があります。

たとえば、キャリアアップ助成金の正社員化コースでは、転換制度を就業規則に規定しなければなりませんが、
その就業規則には、

① 労働者がその転換制度を利用するための要件(勤続年数・人事評価など)
② 転換に向けての手続き(筆記試験・面接試験など)
③ 転換の時期(毎年/月 日/随時など)  

が明記されていなければなりません。

 

これらの内容を欠く就業規則であったために、残念ながら不支給になってしまったというケースも見受けられますので、「申請内容に沿った条文になっているか」、「足りない条文はないか」など・・・、ご不安な点がある場合は専門家にご相談ください。

 

 

【一般的な作成の手順】

就業規則の作成(変更)の手順について一般的な進め方をご紹介いたしますのでご参照ください。

 

❶現状確認・把握
現状の労働条件が諸法令に違反していないか、自社の労働条件・規則等を慎重にチェックし見直します。

   ↓
❷作成・見直しの方針(内容)決定
経営者のビジョンや経営理念、経営方針などを就業規則に反映させるため、盛り込む内容を確認します。

   ↓
❸試案の作成+リーガルチェック
❶、❷の情報を基に、就業規則の試案を作成します。
就業規則に必ず記載しなければならない事項や、法違反や記載漏れ、会社の実状に合わないものがないかなど、検討しながら作成します。
法改正があった項目などには特にご注意ください。

   ↓
❹原案の作成
❸の試案を基に条文形式にします。
従業員にとって、わかりやすい具体的な表現で作成します。
解釈に誤解が生じないように、就業規則の条文で使用する用語を統一してください。

この段階で、『就業規則』の形になります。
(労使協定が必要なものもチェックします。)

   ↓
❺従業員代表の意見を聴く
原案を従業員側へ提示し、意見を聴取します。
就業規則を届出るにあたり、従業員代表の「意見書」を添付しなければなりません。
法律上は同意を得る必要はなく、反対意見でも受理されます。
しかし、今後のトラブルを避けるためにも、話し合いの場を設け、従業員側に納得してもらう形をとります。

   ↓
❻就業規則の完成

   ↓
❼労働基準監督署へ届出
就業規則、諸規程、労使協定、意見書を管轄の労働基準監督署へ届け出ます。

   ↓
❽従業員への周知
従業員説明会を開くなど、様々な方法で周知を図らなければ就業規則の効力は発生しません。
就業規則は、直接配布、もしくはパソコンなどでのデータを共有するなど、いつでも従業員が見られる状態にしておきます。

 

いかがでしたでしょうか?

一般的な作成の手順をご紹介しましたが、実際には作成にあたり様々な疑問や問題が生じると思います。

昨今のニュースでも職場での様々なトラブルが話題になることがあります。

まずは、ルールづくりをし、労使がそれぞれ働きやすい環境づくりに取り組みましょう。

長期的な視点で見ると、離職防止、人材確保につながっていきます。


とは言え、

「今の課題がよくわからない」「意見書ってなに?」「従業員代表の決め方は?」などの疑問を持たれた方、また、何から手をつければいいのかわからない・・・、といった方も多くいらっしゃるかもしれません。

就業規則作成、改定についてご検討の方、自社の就業規則の内容に不安がある方はお気軽に一度ご相談ください。

 

 

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